Aktmappar som hjälper dig att få ordning på ditt pappersliv

Mappar är kontorets obesjungna hjältar. De är ett enkelt och effektivt sätt att organisera dina viktiga pappersdokument så att du kan hitta dem när du behöver dem - utan att ta upp lika mycket plats som ett arkivskåp. Organiseringen av mapparna beror på hur stort ditt företag är och hur mycket pappersarbete du har. Här är en guide som hjälper dig att ta reda på vad som fungerar för dig:
Om du precis har börjat och inte har så många dokument, eller om du letar efter sätt att hantera pappersarbete i hemmet eller i klassrummet, kan du försöka organisera mapparna efter kategori. Om du till exempel vill hålla reda på kvitton, lägg alla dina kvitton i en mapp. Om du har dokument som rör garantier eller försäkringsinformation lägger du dem i en annan mapp. På så sätt är allting samlat på sin plats när det är dags att använda informationen.
Om dokumenten hopar sig och blir svårare att hantera är det dags att bli mer specifik när det gäller hur saker och ting organiseras i varje mapp. Det enklaste sättet är efter datum - du kan sätta detta på själva mappen eller märka det med ett klistermärke inuti fliken - men det finns många andra alternativ beroende på vilken typ av information som finns i mappen. Även i en värld där allt är digitalt finns det fortfarande tillfällen då du behöver skapa och lagra fysiska dokument. Kanske arbetar du med ett projekt som kräver några bra gammaldags idéer som du kommer på när du klottrar i en anteckningsbok. Eller kanske har du högar av dokument runt om i huset som behöver organiseras och förvaras någon annanstans än på köksbänken.
När du skapar ditt arkiveringssystem är det första du bör tänka på vad du försöker åstadkomma. De vanligaste skälen till att behöva mappar är att behålla kvitton för skatteändamål och hålla reda på pappersarbete i samband med affärsuppgörelser. I båda fallen är organisation nyckeln: om du inte kan hitta det papper du behöver när det behövs hjälper inte all organisation i världen.
Därför är det viktigt att bestämma sig för ett enkelt men robust arkiveringssystem. Ett av de mest populära systemen bygger på färg: röda mappar för affärer som försörjningsstöd eller hyra, gröna mappar för skatter och kontoutdrag, blå mappar för finansiella dokument som låneansökningar eller försäkringar. Om du har mer än tio olika typer av dokument som måste arkiveras separat är detta kanske inte det bästa systemet, men om dina arkiveringsbehov är blygsamma och välförståeliga är det ett bra ställe att börja eftersom det inte kräver några extra förnödenheter - bara dina mappar!